Instrucciones por rol para los socios y el personal de Programas y Control de Proyectos de ACNUR.
Esta guía explica el proceso completo de solicitud de anticipo una vez finalizada la Negociación del Plan Financiero.
El socio crea la solicitud. Programas la revisa, Control de Proyectos realiza la revisión final de ACNUR y la autoridad delegada decide en Cloud ERP.
El socio prepara
El socio envía
Programas decide
Control de Proyectos decide
Decisión en Cloud ERP
Si Programas o Control de Proyectos selecciona Revised — Devuelto para revisión, añade un comentario claro, ejecuta la validación y envía, la solicitud vuelve al socio. El socio lee el comentario, corrige el importe o la explicación, selecciona Proposed (Propuesto) y vuelve a enviarla.
Programas selecciona Verified (Verificado) para dirigir la solicitud a Control de Proyectos. Control de Proyectos selecciona Agreed (Acordado) una vez superadas las validaciones requeridas y la envía para su aprobación.
| Actor | Rol en el sistema | Sistema | Responsabilidad principal |
|---|---|---|---|
| Usuario del socio | HCR PFM PARTNERS | PROMS App | Crea la primera solicitud, introduce el importe y los comentarios y corrige las solicitudes devueltas con el estado Revised. |
| Oficial de Programas – nivel Junior u Oficial Superior de Programas | HCR PFM JUNIOR PROGRAMME OFFICERS or HCR PFM SENIOR PROGRAMME OFFICERS | PROMS App | Revisa el importe y los comentarios y selecciona Verified (Verificado) o Revised (Devuelto para revisión). |
| Oficial de Control de Proyectos – nivel Junior u Oficial Superior de Control de Proyectos | HCR PFM JUNIOR PROJECT CONTROL or HCR PFM SENIOR PROJECT CONTROL | PROMS App | Realiza la revisión final de ACNUR, ejecuta las validaciones de preparación para Cloud ERP y selecciona Agreed (Acordado) o Revised (Devuelto para revisión). |
| Representante o autoridad delegada | Rol aplicable de aprobación de facturas | Cloud ERP | Aprueba o rechaza la transacción de anticipo posterior. |
Compruebe el rol en la cinta superior y en el panel de roles antes de abrir una solicitud.
Verifique la operación, el año presupuestario, el socio y el contrato.
El socio comienza en Financial Plan (Plan financiero). Los revisores suelen encontrar las solicitudes que requieren una acción en Prepayment (Anticipo).
Edit (Editar) está habilitado únicamente para el rol responsable del estado actual.
Utilice esta referencia común desde cualquier sección de roles. Los enlaces llevan a la función exacta de la interfaz, evitando repetir la misma explicación.
Todos los roles utilizan la misma página Prepayment, pero las acciones disponibles dependen del rol seleccionado y del estado actual. Compruebe la barra del proceso, el importe, los comentarios, el indicador de validación y los botones activos antes de decidir qué hacer.
Filtre por Budget Year (Año presupuestario), Operation (Operación), Partner (Socio) y Contract Number (Número de contrato). El socio comienza desde un Plan Financiero Approved (Aprobado) después de finalizar la FPN y cuando no hay otra solicitud de anticipo pendiente. Programas actúa sobre las solicitudes Proposed y Control de Proyectos sobre las solicitudes Verified.
La parte superior de la página reúne el identificador del anticipo, la barra del proceso, los botones de acción y General Info (Información general). Confirme estos datos antes de editar.
| Función | Finalidad |
|---|---|
| Número de anticipo | Identifica cada solicitud, incluida la referencia de factura con el prefijo PP en los resultados de búsqueda. |
| Process Bar (Barra del proceso) | Muestra Draft (Borrador), Proposed (Propuesto), Verified/Revised (Verificado/Devuelto para revisión), Agreed (Acordado) y Approved/Rejected (Aprobado/Rechazado). |
| General Info (Información general) | Muestra la operación, el año presupuestario, el proveedor, la Orden de compra y la referencia de la FPN. |
El campo Comments (Comentarios) contiene la explicación de la acción actual. El socio explica qué cubre la solicitud o qué se corrigió. Programas y Control de Proyectos registran por qué verificaron, acordaron o devolvieron la solicitud. Un comentario de revisión debe indicar al socio qué debe cambiar.
Partnership Funds and Expenditure (Fondos y gastos de la asociación) muestra los saldos del año anterior, los anticipos del año en curso y los gastos declarados. Funds Utilization (Utilización de fondos) muestra el uso de los fondos disponibles y el saldo restante. En el primer anticipo, los gráficos pueden estar vacíos; durante el año aportan contexto para las solicitudes posteriores.
| Color | Significado | Acción requerida |
|---|---|---|
| Naranja | La solicitud es nueva o ha cambiado desde la validación. | Seleccione Run Validation (Ejecutar la validación). |
| Rojo | Una o más comprobaciones han fallado. | Lea el mensaje, corrija el problema y vuelva a ejecutar la validación. |
| Verde | Las comprobaciones actuales se han superado. | Confirme el estado previsto y seleccione Submit (Enviar). |
Cancel — Cancelar abandona la acción de edición actual sin dirigir la solicitud. Save as Draft — Guardar como borrador conserva el trabajo sin transferirlo al siguiente rol. Submit — Enviar dirige la solicitud según el estado seleccionado y solo se activa cuando la validación se supera.
El socio introduce el importe solicitado inicial. Programas y Control de Proyectos pueden mantener o sobrescribir el importe durante su revisión. Introduzca un importe positivo; no utilice un número negativo. Todo cambio debe explicarse en Comments (Comentarios).
| Rol | Estado recibido | Decisión disponible | Ruta tras el envío |
|---|---|---|---|
| Socio | Draft o Revised — Borrador o Devuelto para revisión | Draft o Proposed — Borrador o Propuesto | Proposed se dirige a Programas. |
| Oficial de Programas | Proposed — Propuesto | Verified o Revised — Verificado o Devuelto para revisión | Verified se dirige a Control de Proyectos; Revised vuelve al socio. |
| Oficial de Control de Proyectos | Verified — Verificado | Agreed o Revised — Acordado o Devuelto para revisión | Agreed se dirige a aprobación; Revised vuelve al socio. |
| Autoridad delegada | Transacción posterior | Approved o Rejected — Aprobado o Rechazado | La decisión se toma en Cloud ERP. |
En Financial Plan, filtre el registro correcto. Confirme que FPN Status es Approved (Aprobado) y que el contrato coincide. Seleccione el icono de la acción Prepayment; el socio es el único rol que puede crear la primera solicitud.
Confirme General Info y Prepayment Details. Introduzca el importe positivo acordado, explique en Comments qué cubre la solicitud y seleccione Proposed. Utilice Save as Draft si la solicitud aún no está lista para salir de su control.
Por qué se solicita una revisión: Programas o Control de Proyectos puede devolver la solicitud cuando el importe no se acepta, la explicación es insuficiente o la solicitud necesita correcciones teniendo en cuenta la calificación de riesgo del socio, los saldos pendientes, el Plan de trabajo del proyecto acordado, los Controles esenciales o los fondos disponibles.
Cómo la envía ACNUR: El oficial revisor selecciona Revised, escribe un comentario obligatorio que indica qué debe cambiar, ejecuta la validación y selecciona Submit. El flujo de trabajo devuelve la solicitud a HCR PFM PARTNERS y activa Edit para el socio.
Qué hace el socio: Abra la solicitud Revised, lea el comentario de ACNUR antes de editar, sobrescriba el importe cuando sea necesario, añada un nuevo comentario que describa la corrección, cambie el estado de Revised a Proposed, ejecute la validación y vuelva a enviar. El ciclo de revisión puede repetirse hasta que Programas verifique y Control de Proyectos acuerde la solicitud.
Ejecute Run Validation después de todos los cambios. Espere el resultado correcto y confirme que el indicador esté verde. Submit dirige la solicitud a Programas y retira el acceso de edición del socio hasta que un revisor la devuelva.
Confirme el rol de Programas seleccionado, abra Prepayment, aplique los filtros y seleccione Edit en la solicitud Proposed.
Lea primero el comentario del socio y después evalúe el importe en función de la calificación de riesgo, el Plan de trabajo del proyecto, los Controles esenciales, los saldos pendientes y la disponibilidad de fondos operacionales. Programas puede mantener o sobrescribir el importe; todo cambio debe explicarse.
Seleccione Verified — Verificado cuando la solicitud pueda continuar a Control de Proyectos. Seleccione Revised — Devuelto para revisión cuando el socio deba corregir o aclarar la solicitud. En ambos casos, añada un comentario obligatorio. El comentario de revisión debe permitir actuar: indique qué no se acepta, qué debe cambiar y, cuando corresponda, el importe o la documentación esperados.
Ejecute Run Validation hasta que el indicador esté verde y luego seleccione Submit. Revised vuelve al socio; Verified pasa a Control de Proyectos.
Cuando el socio vuelva a enviar una solicitud devuelta para revisión, confirme que el importe corregido se ajusta al comentario de revisión. Añada un nuevo comentario de Programas que registre la aceptación, seleccione Verified, valide y envíe a Control de Proyectos.
Confirme el rol de Control de Proyectos seleccionado, busque en la pestaña Prepayment y abra la solicitud Verified mediante Edit.
Revise las explicaciones del socio y de Programas junto con el importe, las consideraciones de riesgo, los saldos pendientes, el Plan de trabajo del proyecto, los Controles esenciales y los fondos disponibles. Control de Proyectos puede mantener o sobrescribir el importe, pero la decisión final debe explicarse en un nuevo comentario.
Función estándar ImporteFunción estándar Comments (Comentarios)Seleccione Agreed cuando la solicitud pueda pasar a aprobación. Seleccione Revised cuando el socio deba corregirla. Una decisión Revised sigue la misma ruta de devolución descrita en la sección 7.4.
Registre por qué se acuerda el importe o qué debe corregir el socio. El comentario acompaña la decisión de estado y proporciona al siguiente actor un registro claro de la revisión.
Los resultados de validación deben mostrar SUCCESS (Correcto) y No Error (Sin errores) para cada regla:
Cuando la validación esté verde, seleccione Submit. La confirmación correcta indica que la solicitud ha salido de Control de Proyectos. El registro de PROMS App pasa a ser de solo lectura mientras continúa la aprobación posterior.
El Representante, la autoridad delegada o el aprobador de facturas aplicable revisa la transacción posterior en Cloud ERP y la aprueba o rechaza conforme al procedimiento estándar de procesamiento de pagos. Los clics detallados para la aprobación en Cloud ERP no forman parte de esta guía de PROMS App.
Después de que Control de Proyectos envíe la solicitud como Agreed, el registro de PROMS App queda en modo de solo lectura. Posteriormente, la barra del proceso muestra el resultado Approved o Rejected cuando está disponible.
Utilice los mecanismos establecidos de acceso y archivo de Aconex de la operación para revisar los documentos posteriores pertinentes del proyecto. No considere únicamente el estado de PROMS App como sustituto de la aprobación formal y del registro documental.
Un anticipo solo avanza cuando cada rol responsable registra una decisión clara, valida los datos actuales y los envía al siguiente actor.