تعليمات حسب الدور المخصص للشركاء وموظفي برنامج مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين وموظفي مراقبة المشاريع التابعين للمفوضية.
يشرح هذا الدليل عملية طلب الدفع المسبق بالكامل بعد الانتهاء من التفاوض على الخطة المالية.
يقوم الشريك بإنشاء الطلب. تقوم إدارة البرنامج بمراجعته، وتقوم إدارة مراقبة المشاريع بإجراء المراجعة النهائية من قبل مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين، ثم تتخذ السلطة المفوضة القرار في كلاود إي آر بي (Cloud ERP).
يقوم الشريك بإعداد
يقدم الشريك
تقرر إدارة البرنامج
تقرر مراقبة المشاريع
قرار كلاود إي آر بي (Cloud ERP)
إذا اختارت إدارة البرنامج أو مراقبة المشاريع خيار "تم التنقيح"، وأضافت تعليقًا واضحًا، وقامت بالتحقق من صحة الطلب وإرساله، فإن الطلب يعود إلى الشريك. يقرأ الشريك التعليق، ويصحح المبلغ أو التوضيح، ويختار خيار "مقترح" ويعيد إرساله.
يختار قسم البرنامج خيار "تم التحقق" لتوجيه الطلب إلى قسم مراقبة المشاريع. يختار قسم مراقبة المشاريع خيار "موافق عليه" بعد اجتياز فحوصات التحقق المطلوبة، ثم يقدمه للموافقة.
| الفاعل | دور النظام | النظام | المسؤولية الرئيسية |
|---|---|---|---|
| مستخدم شريك | شريك HCR PFM PARTNERS | تطبيق PROMS | يقوم بإنشاء الطلب الأول، وإدخال المبلغ والتعليقات، وتصحيح أي طلب يتم إرجاعه بصفته "مُعدَّلًا". |
| مسؤول إدارة البرامج مبتدئ أو أول | مسؤولو إدارة البرامج المبتدئون في المفوضية أو مسؤولو إدارة البرامج الأولون في المفوضية | تطبيق PROMS | يقوم بعملية مراجعة للمبلغ والتعليقات ويختار "تم التحقق" أو "تمت المراجعة". |
| مسؤول مراقبة المشاريع المبتدئ أو أول | مسؤول مراقبة المشاريع المبتدئ أو مسؤول مراقبة المشاريع أول في المفوضية | تطبيق PROMS | يقوم بإجراء المراجعة النهائية، ويُجري عمليات التحقق من جاهزية نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP)، ويختار "موافق عليه" أو "مُعدّل". |
| الممثل أو السلطة المفوضة | دور الموافقة على الفواتير | كلاود إي آر بي (Cloud ERP) | يوافق على معاملة الدفع المسبق أو يرفضها. |
تحقق من الدور في الشريط العلوي ولوحة الأدوار قبل فتح الطلب.
تحقق من العملية وسنة الميزانية والشريك والعقد.
يبدأ الشريك من "الخطة المالية". عادةً ما يجد الطلبات القابلة للتنفيذ في "الدفع المسبق".
يتم تمكين التحرير فقط للدور المسؤول عن الحالة الحالية.
استخدم هذا المرجع المشترك من أي قسم من أقسام الأدوار. تعيد الروابط المستخدمين إلى ميزة الواجهة المحددة بدلاً من تكرار نفس الشرح.
تستخدم جميع الأدوار صفحة "الدفع المسبق" نفسها، لكن الإجراءات المتاحة تعتمد على الدور المحدد والحالة الحالية. تحقق من شريط التقدم والمبلغ والتعليقات ومؤشر التحقق والأزرار النشطة قبل اتخاذ قرار بشأن الإجراء المطلوب.
قم بالتصفية حسب السنة المالية، والعملية، والشريك، ورقم العقد. يبدأ دور «الشريك» من «الخطة المالية المعتمدة» بعد اكتمال «موافق عليها» وعدم وجود أي طلب دفع مسبق آخر معلق. يتعامل دور «إدارة البرامج» مع الطلبات «المقترحة»، بينما يتعامل دور «مراقبة المشاريع» مع الطلبات «المتحقق منها».
تجمع المنطقة العلوية من الصفحة بين معرّف الدفعة المسبقة وشريط التقدم وأزرار الإجراءات والمعلومات العامة. تأكد من هذه التفاصيل قبل التعديل.
| الميزة | الغرض |
|---|---|
| رقم الدفع المسبق | يحدد الطلب الفردي، بما في ذلك مرجع الفاتورة المسبوق بـ PP في نتائج البحث. |
| شريط التقدم | يعرض "مسودة"، و"مقترح"، و "تم التحقق منه/تم تنقيحه"، و "تم الاتفاق عليه"، و"تمت الموافقة عليه/تم رفضه". |
| معلومات عامة | يعرض العملية، والسنة المالية، والمورد، وأمر الشراء، ورقم مرجع FPN. |
يحتوي حقل «التعليقات» على شرح للإجراء الحالي. يشرح الشريك ما يغطيه الطلب أو ما تم تصحيحه. يسجل كل من «إدارة البرامج» و«مراقبة المشاريع» سبب التحقق من الطلب أو الموافقة عليه أو إعادته. يجب أن يوضح تعليق المراجعة للشريك ما الذي يجب تغييره.
يُظهر مخطط «أموال الشراكة والنفقات» أرصدة السنة السابقة، والدفعات المسبقة للسنة الحالية، والمصروفات المُبلغ عنها. ويُظهر مخطط «استخدام الأموال» استخدام الأموال المتاحة والرصيد المتبقي. عند الدفعة المسبقة الأولى، قد يكون المخططان فارغين؛ وخلال العام، يوفران سياقًا للطلبات اللاحقة.
| اللون | المعنى | الإجراء المطلوب |
|---|---|---|
| برتقالي | الطلب جديد أو قد تغير منذ عملية التحقق من الصحة. | حدد "تشغيل التحقق من الصحة". |
| أحمر | فشل فحص واحد أو أكثر. | اقرأ الرسالة، وقم بتصحيح المشكلة، ثم قم بإجراء التحقق من الصحة مرة أخرى. |
| أخضر | تم اجتياز عمليات التحقق الحالية. | تأكد من الحالة المقصودة، ثم حدد "إرسال". |
يؤدي «إلغاء» إلى إنهاء عملية التحرير الحالية دون توجيه الطلب. ويؤدي «حفظ كمسودة» إلى الاحتفاظ بالعمل دون تسليمه إلى الدور التالي. ويؤدي «إرسال» إلى توجيه الطلب وفقًا للحالة المحددة، ولا يصبح نشطًا إلا بعد نجاح عملية التحقق من الصحة.
يقوم الشريك بإدخال المبلغ المطلوب مبدئيًا. يمكن لإدارة البرامج ومراقبة المشاريع الاحتفاظ بالمبلغ أو استبداله أثناء المراجعة. أدخل مبلغًا موجبًا؛ لا تستخدم رقمًا سالبًا. يجب توضيح أي تغيير في «التعليقات».
| الدور | الحالة المستلمة | قرار متاح | المسار بعد الإرسال |
|---|---|---|---|
| شريك | مسودة أو منقحة | مسودة أو مقترح | يُحال المقترح إلى إدارة البرامج. |
| مسؤول إدارة البرامج | مقترح | تم التحقق منه أو تم تنقيحه | يُحال "المُتحقق منه" إلى "مراقبة المشاريع"؛ ويُعاد "المُنقح" إلى الشريك. |
| مسؤول مراقبة المشاريع | تم التحقق | موافق عليه أو منقح | يتم إرسال "تمت الموافقة" للموافقة؛ بينما يعود "تمت المراجعة" إلى الشريك. |
| السلطة المفوضة | المعاملة اللاحقة | موافق عليه أو مرفوض | يتم اتخاذ القرار في نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP). |
في "الخطة المالية"، قم بتصفية السجل الصحيح. تأكد من أن حالة الخطة المالية هي "موافق عليه" وأن العقد مطابق. حدد رمز إجراء الدفع المسبق؛ الشريك هو الدور الوحيد الذي يمكنه إنشاء الطلب الأول.
تأكد من صحة "المعلومات العامة" و"تفاصيل الدفع المسبق". أدخل المبلغ المتفق عليه، ثم حدد "مقترح". استخدم "حفظ كمسودة" إذا لم يكن الطلب جاهزًا لإرساله.
سبب إرسال المراجعة: قد تعيد إدارة مراقبة المشاريع أو البرامج الطلب في حالة عدم قبول المبلغ، أو الحاجة إلى تصحيح الطلب في ضوء تصنيف مخاطر الشريك، أو الأرصدة المستحقة، أو خطة عمل المشروع المتفق عليها، أو الضوابط الأساسية، أو الأموال المتاحة.
كيف ترسلها مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين: يختار الموظف المسؤول عن المراجعة خيار "مُعدّل"، ويكتب تعليقًا إلزاميًا يوضح ما يجب تغييره، ويقوم بإجراء التحقق من الصحة، ثم يختار "إرسال". يقوم سير العمل بإعادة توجيه الطلب إلى الشريك وتفعيل خيار "تحرير" للشريك.
ما يفعله الشريك: يفتح الشريك الطلب «المُعدَّل»، ويقرأ تعليق مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين قبل التعديل، ويستبدل المبلغ عند الحاجة، ويضيف تعليقًا جديدًا يصف التصحيح، ويغير الحالة من «مُعدَّل» إلى «مقترح»، ويُجري عملية التحقق من الصحة، ثم يُعيد الإرسال. يمكن أن تتكرر حلقة المراجعة حتى تتحقق إدارة البرامج من الطلب ويوافق قسم مراقبة المشاريع عليه.
قم بتشغيل عملية التحقق من الصحة بعد إجراء جميع التغييرات. انتظر حتى تظهر نتيجة ناجحة وتأكد من أن المؤشر باللون الأخضر. يؤدي النقر على «إرسال» إلى توجيه الطلب إلى «إدارة البرامج» وإزالة حق الوصول للتعديل من الشريك حتى يقوم المراجع بإعادته.
تأكيد دور البرنامج المحدد، وفتح "الدفع المسبق"، وتطبيق المرشحات، واختيار "تحرير" في الطلب المقترح.
اقرأ تعليق الشريك أولاً، ثم قم بتقييم المبلغ مقارنةً بتصنيف المخاطر، وخطة عمل المشروع، والضوابط الأساسية، والأرصدة المستحقة، وتوافر الأموال التشغيلية. يمكن للبرنامج الاحتفاظ بالمبلغ أو استبداله؛ ويجب توضيح أي تغيير.
حدد «تم التحقق» عندما يمكن أن ينتقل الطلب إلى «مراقبة المشاريع». حدد «تم التنقيح» عندما يتعين على الشريك تصحيح الطلب أو توضيحه. في كلتا الحالتين، أضف تعليقًا إلزاميًا. يجب أن يكون تعليق التنقيح قابلاً للتنفيذ: اذكر ما لم يتم قبوله، وما يجب تغييره، والمبلغ المتوقع أو الدليل، إن أمكن.
قم بتشغيل «التحقق» حتى يتحول المؤشر إلى اللون الأخضر، ثم حدد «إرسال». يعود الطلب «المعدل» إلى الشريك؛ بينما ينتقل الطلب «المُثبت» إلى مراقبة المشاريع.
عندما يعيد الشريك تقديم الطلب بعد إعادته للتنقيح، تأكد من أن المبلغ المصحح يتوافق مع تعليق التنقيح. أضف تعليقًا جديدًا للبرنامج يسجل القبول، وحدد "تم التحقق"، وقم بالتحقق من الصحة، ثم أرسله إلى مراقبة المشاريع.
تأكد من دور "مراقبة المشاريع" المحدد، وابحث في قسم "الدفع المسبق" وافتح الطلب "تم التحقق منه" باستخدام "تحرير".
راجع توضيحات الشريك والبرنامج جنبًا إلى جنب مع المبلغ واعتبارات المخاطر والأرصدة المستحقة وخطة عمل المشروع والضوابط الأساسية والأموال المتاحة. يمكن لقسم مراقبة المشاريع الحفاظ على المبلغ أو استبداله، ولكن يجب توضيح القرار النهائي في تعليق جديد.
ميزة قياسية المبلغالميزة القياسية «التعليقات»اختر "موافق عليه" عندما يمكن المضي قدماً في طلب الموافقة. اختر "تمت مراجعته" عندما يتعين على الشريك تصحيحه. يتبع قرار "تمت مراجعته" نفس مسار الإرجاع الموضح في القسم 7.4.
سجل سبب الموافقة على المبلغ أو ما يجب على الشريك تصحيحه. يرافق التعليق قرار الحالة ويقدم للمسؤول التالي سجلاً واضحاً للمراجعة.
يجب أن تظهر نتائج التحقق "نجاح" و"لا توجد أخطاء" لكل قاعدة:
بعد أن تصبح حالة التحقق خضراء، حدد «إرسال». يشير التأكيد الناجح إلى أن الطلب قد غادر «مراقبة المشاريع». يصبح سجل تطبيق برومز PROMS للقراءة فقط بينما تستمر عملية الموافقة في المراحل اللاحقة.
يقوم الممثل أو الشخص المفوض أو المسؤول المعني بالموافقة على الفواتير بمراجعة المعاملة في نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) والموافقة عليها أو رفضها وفقًا للإجراءات القياسية لمعالجة المدفوعات. لا تدخل التفاصيل المتعلقة بعمليات الموافقة في نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) ضمن نطاق دليل تطبيق برومز PROMS هذا.
بعد أن ترسل وحدة مراقبة المشاريع الطلب على أنه «موافق عليه»، يصبح سجل تطبيق برومز PROMS للقراءة فقط. يعكس شريط التقدم بعد ذلك النتيجة النهائية «موافق عليه» أو «مرفوض» عندما تتوفر تلك النتيجة.
استخدم ترتيبات الوصول والتسجيل المعمول بها في إكونكس (Aconex) الخاصة بالعملية لمراجعة مستندات المشروع اللاحقة ذات الصلة. لا تعتبر حالة تطبيق PROMS بمفردها بديلاً عن الموافقة الرسمية وسجل المستندات.
لا تتقدم عملية الدفع المسبق إلا عندما يسجل كل دور مسؤول قرارًا واضحًا، ويتحقق من صحة البيانات الحالية، ويقدمها إلى الجهة التالية.