Esta guía explica el proceso completo de Negociación del Plan Financiero (FPN).
El proceso comienza en PROMS App, continúa con la negociación y el acuerdo línea por línea y, después, pasa a Oracle Cloud ERP para la aprobación de la Orden de compra.
Oficial de Programas – nivel Junior
Oficial de Programas – nivel Junior
Socio
Oficial Superior de Programas
Autoridad delegada
Si el socio establece alguna línea de cuenta como Revised — devuelto para revisión, la FPN vuelve al Oficial de Programas – nivel Junior. Las líneas corregidas se envían como Proposed para que el socio adopte una nueva decisión.
Si el Oficial Superior de Programas deja una línea modificada como Proposed — propuesto, la FPN pasa directamente al socio. Una respuesta Endorsed vuelve directamente al Oficial Superior de Programas; una línea Revised hace que la FPN vuelva del socio al Oficial de Programas – nivel Junior.
| Actor o rol | Rol en el sistema | Sistema | Responsabilidad principal |
|---|---|---|---|
| Oficial de Programas – nivel Junior | HCR PFM JUNIOR PROGRAMME OFFICERS | PROMS App | Inicia la negociación, prepara el presupuesto Proposed y resuelve las revisiones del socio si se devuelve la FPN. |
| Usuario/a del socio | HCR PFM PARTNERS or HCR PFM PARTNER ACTOR | PROMS App | Revisa cada línea de cuenta, añade el presupuesto detallado y la establece como Endorsed o Revised. |
| Oficial Superior de Programas | HCR PFM SENIOR PROGRAMME OFFICERS | PROMS App | Realiza la revisión final, comprueba las reglas de validación DVS para prevenir errores y completa el acuerdo. |
| Representante / Autoridad delegada | Rol de aprobación aplicable en Oracle | Oracle Cloud ERP | Revisa y aprueba o rechaza la Orden de compra. |
| Administrador/a / superusuario/a | HCR PFM ADMINISTRATOR | PROMS App | Utiliza el control excepcional Delete PO cuando debe eliminarse una PO incompleta. |
| Usuario/a de documentos | Acceso a la operación | Aconex | Verifica los documentos finales de FPN, PO e Indicadores y transmite el PDF de la FPN al socio. |
En la página Overview (Vista general), confirme que el rol mostrado en la cinta superior y en el panel de roles corresponde a la tarea que va a realizar.
Compruebe el acceso a la operación, el socio, el año presupuestario y el contrato antes de abrir el registro.
Seleccione la pestaña Financial Plan (Plan financiero). Utilice el enlace de la notificación cuando esté disponible o busque el registro.
El icono Edit (Editar) solo está disponible cuando el estado de la FPN permite que actúe el rol seleccionado.
Utilice esta sección como referencia común para todos los roles. Los procedimientos de los roles de las secciones 7 a 9 enlazan con esta sección para evitar repetir las mismas instrucciones de la interfaz.
Distintos roles utilizan la misma página Financial Plan en diferentes momentos del ciclo de vida. Comprender los controles comunes ayuda a distinguir lo que está siempre disponible de lo que cambia según el rol, el estado o el resultado de la validación.
Filtre por Budget Year (Año presupuestario), Operation (Operación), Partner (Socio) y, cuando lo conozca, Contract Number (Número de contrato). Seleccione Search (Buscar), verifique el estado de la FPN y abra el registro únicamente cuando Edit esté activo.
| Rol | Estado procesable esperado | Estado resultante | Qué ocurre después |
|---|---|---|---|
| Oficial de Programas – nivel Junior | Scoped o Revised | Proposed — propuesto | Prepare la primera propuesta o resuelva las revisiones del socio. |
| Socio | Proposed — propuesto | Endorsed o Revised | Endose las líneas aceptadas o devuelva para revisión las líneas cuestionadas. |
| Oficial Superior de Programas | Endorsed — endosado | Agreed o Proposed | Marque como Agreed las líneas aceptadas o devuelva al socio como Proposed las líneas modificadas. |
| Autoridad delegada | Agreed — acordado | Approved — aprobado | Revise la Orden de compra resultante en Oracle Cloud ERP. |
La página anotada que aparece a continuación identifica los controles comunes que los usuarios encuentran durante la negociación.
| N.º | Función | Finalidad |
|---|---|---|
| 1 | Número de FPN | Identificador único que aparece en la parte superior de la página. |
| 2 | Barra de proceso | Muestra Scoped, Proposed, Endorsed/Revised, Agreed y Approved. Las etapas completadas muestran una marca de verificación rellena. |
| 3 | General Info — Información general | Muestra la operación, el año presupuestario, la moneda, el socio, el contrato y los totales calculados. El panel se puede contraer. |
| 4 | Comentarios generales y Comments History | El comentario actual respalda el envío; Comments History (Historial de comentarios) conserva toda la pista de la negociación. |
| 5 | Run Validation — ejecutar la validación | Naranja significa pendiente o modificado desde la última comprobación; rojo significa que una regla ha fallado; verde significa que se han superado las comprobaciones actuales. |
| 6 | Cancel, Save as Draft y Submit | Submit (Enviar) permanece inactivo hasta que la validación se supera. Save as Draft (Guardar como borrador) conserva el trabajo sin encaminar la FPN. |
| 7 | View — consultar | Añade o elimina columnas de la cuadrícula, como Total Expenses, Last Baseline y Total Cost. |
| 8 | Action Group — grupo de acciones | Ofrece Multi-select Status Update, Add account line(s) y Delete account line(s). |
| 9 | Recalculate — recalcular | Actualiza todos los totales de General Info después de modificar los importes de las cuentas. |
| 10 | Change Scope — cambiar el alcance | Función exclusiva de ACNUR que se utiliza cuando debe reabrirse el alcance subyacente en COMPASS; no forma parte de la negociación habitual. |
Los totales negociados pueden estar en blanco o ser cero hasta que se introduzcan importes y se ejecute Recalculate. Total PFR Expenses permanece en cero hasta la primera FPN Approved.
Utilice Comments History para comprender las decisiones anteriores. Utilice Change Log (Registro de cambios) para exportar los cambios de las líneas de cuenta, incluidos el campo, el valor anterior, el valor nuevo, el usuario y la fecha.
Naranja Pendiente o modificado. Rojo Regla fallida. Verde Superada.
Antes de que la validación esté en verde, Submit está deshabilitado. Después de una validación correcta, Submit queda activo.
Essential Control y Indirect Support contienen valores establecidos por ACNUR. Los socios los revisan, pero no los editan.
| Control | Oficial de Programas – nivel Junior | Socio | Oficial Superior de Programas |
|---|---|---|---|
| Output Level Flexibility: 0 %, 30 % o 50 % | Establecer y editar | Solo revisar | Revisar y, cuando esté justificado, editar |
| Tasa de Partner Indirect Support Cost | Establecer según el tipo jurídico | Solo revisar | Revisar y, cuando esté justificado, editar |
| Change Scope — cambiar el alcance | Solo ACNUR cuando el alcance deba cambiar en COMPASS | Inactivo | Solo ACNUR; no es una acción habitual de negociación |
Utilice Export cuando varias cuentas o importes requieran mantenimiento masivo. Complete las hojas Direct Programme y Direct Shared utilizando la hoja de referencia Account and Account Description, guarde el libro e impórtelo de nuevo en PROMS App.
Establezca Output Level Flexibility en Essential Control y la tasa PISC aplicable en Indirect Support.
Añada las cuentas requeridas de Direct Programme y Direct Shared en la jerarquía correcta. Introduzca los importes, añada comentarios y establezca cada línea de cuenta como Proposed.
Seleccione Recalculate y confirme que los totales de Total Negotiated Budget, Direct Programme, Direct Shared e Indirect Support reflejan los importes de las cuentas.
Añada un comentario general cuando resulte útil, ejecute la validación y corrija todos los problemas notificados. Seleccione Submit únicamente después de que el indicador esté en verde.
Resultado esperado: la FPN pasa a Proposed, el socio recibe la siguiente acción y Edit deja de estar disponible para el Oficial de Programas – nivel Junior.
Cuando la FPN vuelva como Revised, abra Comments History, revise cada línea Revised en Direct Programme y Direct Shared y, después, acepte o corrija la cuenta o el importe. Añada un comentario y establezca cada línea resuelta como Proposed. Ejecute Recalculate, valide y vuelva a enviarla al socio.
Confirme el rol del socio. Utilice la notificación por correo electrónico o dentro de la aplicación, o abra Financial Plan y localice el registro en estado Proposed.
Lea General Info, el comentario general y Comments History. Confirme la tasa PISC y Output Level Flexibility establecidos por ACNUR.
Despliegue cada jerarquía y evalúe todas las líneas de cuenta. Añada las cuentas necesarias para un presupuesto detallado, elimine las cuentas no aplicables, modifique los importes y añada comentarios.
Utilice este estado cuando la cuenta y el importe propuestos se acepten sin cambios.
Utilice este estado cuando se cuestione o modifique una cuenta o un importe. Añada el comentario explicativo obligatorio.
Para varias filas seleccionadas, utilice Multi-select Status Update.
Recalcule los totales, ejecute la validación y resuelva todos los errores. Seleccione Submit cuando la validación se muestre en verde.
Resultado del enrutamiento: si alguna línea está en Revised, la FPN vuelve al Oficial de Programas – nivel Junior. Si todas las líneas están en Endorsed, pasa al Oficial Superior de Programas.
Cuando una FPN corregida vuelva del Oficial de Programas – nivel Junior como Proposed, lea los comentarios nuevos y vuelva a evaluar las líneas modificadas. Establezca las líneas aceptadas como Endorsed o devuélvalas de nuevo como Revised con un comentario; después, ejecute Recalculate, valide y envíe.
Confirme el rol de Oficial Superior de Programas, busque por operación, socio o número de contrato y abra el registro correspondiente en estado Endorsed.
Lea General Info, Comments History y, cuando sea necesario, Change Log. Confirme que Essential Control e Indirect Support siguen siendo adecuados. Revise todas las líneas de cuenta de Direct Programme y Direct Shared.
Establezca las líneas de cuenta aceptadas como Agreed. Si añade una cuenta o modifica un importe, explique el cambio en un comentario y deje la línea como Proposed para que el socio la confirme. Utilice Multi-select Status Update para grupos de líneas.
Ejecute primero Recalculate y, después, seleccione Run Validation. Revise todas las filas de la tabla Validation Result, incluidas Rule Name, Result y Error Message. Las comprobaciones aplicables pueden incluir el contrato, el proveedor, el sitio del proveedor, la moneda y los fondos disponibles del libro mayor o del proyecto.
Antes de que la validación esté en verde, Submit permanece deshabilitado. Después de una validación correcta, Submit queda activo. Si todas las líneas están en Agreed, el envío cambia la FPN a Agreed e inicia el proceso de la Orden de compra. Si alguna línea permanece en Proposed, el envío encamina la FPN directamente al socio.
Si GL_PROJECT_AVAILABLE_FUND devuelve ERROR, revise la tarea afectada y el mensaje de error. Reduzca o ajuste el importe de la FPN para adaptarlo a los fondos disponibles, o coordine con el personal responsable del presupuesto o del libro mayor para habilitar fondos. Si se modificaron importes, ejecute Recalculate y vuelva a ejecutar la validación.
Si una línea quedó en Proposed, el socio la revisa. Una respuesta Endorsed vuelve directamente al Oficial Superior de Programas. Una respuesta Revised vuelve al Oficial de Programas – nivel Junior para continuar la negociación. Repita la revisión, Recalculate, la validación y el envío hasta que todas las líneas estén en Agreed.
Cuando todas las líneas estén en Agreed y la validación esté en verde, envíe la FPN. La FPN recibe el estado Agreed y el proceso de la Orden de compra comienza en Oracle Cloud ERP.
Después de que la FPN pase a Agreed, se crea la PO en Oracle Cloud ERP y se encamina por el flujo de aprobación aplicable. La Autoridad delegada revisa los datos de la PO antes de adoptar una decisión.
Oracle Cloud ERP realiza una comprobación de fondos independiente durante la creación de la PO. Si falla, la PO se crea con el estado Incomplete — incompleto con Funds Check Status = Failed. Oracle devuelve a PROMS un error operativo Insufficient Funds y la PO no puede continuar hacia la aprobación.
Resuelva el problema de fondos. El Oficial Superior de Programas vuelve a la FPN Agreed y la envía de nuevo para que Oracle pueda repetir la comprobación de fondos y continuar el flujo de aprobación.
Un administrador autorizado utiliza el rol HCR PFM ADMINISTRATOR, habilita Delete PO y envía la FPN. PROMS remite la solicitud de eliminación a Oracle Cloud ERP.
Abra la notificación de Oracle que contiene el número de PO. Revise los datos del encabezado y de las líneas y confirme que la PO refleja el Plan Financiero acordado. Seleccione Approve, introduzca el comentario requerido en la ventana de confirmación y seleccione Submit.
Resultado esperado: la PO queda aprobada y puede verificarse con el estado Open.
Al seleccionar Reject se detiene la aprobación. La FPN no pasa a Approved y el proceso vuelve a los pasos del Oficial de Programas – nivel Junior para su corrección.
En la página de inicio de Oracle Cloud ERP, abra Purchase Orders, utilice la búsqueda de órdenes y localice la PO mediante los datos del contrato o de la PO. Abra View Details y verifique la información final. El estado de la PO aprobada se muestra como Open.
Vuelva a la búsqueda de Financial Plan y localice el registro. Confirme que la aprobación de Oracle ha actualizado automáticamente la FPN de Agreed a Approved.
Abra la operación en Aconex y vaya a Document Register (Registro de documentos). Busque por número de contrato y verifique el PDF final del Plan Financiero, el PDF de la Orden de compra y el archivo de Indicadores. Abra los documentos para confirmar la asociación y el contrato correctos y, después, transmita el PDF del Plan Financiero al socio a través de Aconex.
La negociación del Plan Financiero finaliza cuando se documentan las decisiones de las cuentas, se supera la validación, se aprueba la Orden de compra y se verifican los registros finales.