Ce guide décrit l’ensemble du processus de négociation du plan financier (FPN).
Le processus commence dans l’application PROMS, se poursuit par une négociation et un accord ligne par ligne, puis passe dans Oracle Cloud ERP pour l’approbation du bon de commande.
Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior
Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior
Partenaire
Administrateur/Administratrice principal(e) de programme
Autorité déléguée
Si le partenaire attribue à une ligne de compte le statut Revised (révisé), le FPN revient à l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior. Les lignes corrigées sont soumises avec le statut Proposed (proposé) pour une nouvelle décision du partenaire.
Si l’Administrateur/Administratrice principal(e) de programme maintient une ligne modifiée au statut Proposed (proposé), le FPN est transmis directement au partenaire. Une réponse Endorsed (endossé) revient directement à l’Administrateur/Administratrice principal(e) de programme ; une ligne Revised (révisé) renvoie le FPN du partenaire vers l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior.
| Acteur ou rôle | Rôle dans le système | Système | Responsabilité principale |
|---|---|---|---|
| Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior | HCR PFM JUNIOR PROGRAMME OFFICERS | PROMS App | Lance la négociation, prépare le budget Proposed (proposé) et traite les révisions du partenaire lorsque le FPN est renvoyé. |
| Utilisateur/utilisatrice du partenaire | HCR PFM PARTNERS ou HCR PFM PARTNER ACTOR | PROMS App | Examine chaque ligne de compte, complète le budget détaillé et lui attribue le statut Endorsed (endossé) ou Revised (révisé). |
| Administrateur/Administratrice principal(e) de programme | HCR PFM SENIOR PROGRAMME OFFICERS | PROMS App | Effectue l’examen final et l’accord ; les règles de validation DVS contribuent à prévenir les erreurs. |
| Représentant(e) / Autorité déléguée | Rôle d’approbation Oracle applicable | Oracle Cloud ERP | Examine et approuve ou rejette le bon de commande. |
| Administrateur / Superutilisateur | HCR PFM ADMINISTRATOR | PROMS App | Utilise exceptionnellement la commande Delete PO lorsqu’un bon de commande incomplet doit être supprimé. |
| Utilisateur/utilisatrice des documents | Accès à l’opération | Aconex | Vérifie les documents finaux du FPN, du PO et des indicateurs, puis transmet le PDF du FPN au partenaire. |
Sur la page Overview (Vue d’ensemble), vérifiez que le rôle affiché dans le bandeau supérieur et dans le panneau des rôles correspond à la tâche que vous allez effectuer.
Avant d’ouvrir la fiche, vérifiez vos droits d’accès à l’opération, au partenaire, à l’année budgétaire et au contrat.
Sélectionnez l’onglet Financial Plan (Plan financier). Utilisez le lien de notification lorsqu’il est disponible ou recherchez la fiche.
L’icône Edit (Modifier) devient disponible uniquement lorsque le statut du FPN permet une action pour le rôle sélectionné.
Utilisez cette section comme référence commune à tous les rôles. Les procédures par rôle des sections 7 à 9 renvoient ici afin d’éviter de répéter les mêmes instructions relatives à l’interface.
La même page Financial Plan (Plan financier) est utilisée par différents rôles à différentes étapes du cycle de vie. La compréhension des commandes communes aide les utilisateurs à distinguer ce qui reste toujours disponible de ce qui varie selon le rôle, le statut ou le résultat de la validation.
Filtrez par Budget Year (Année budgétaire), Operation (Opération), Partner (Partenaire) et, s’il est connu, Contract Number (Numéro de contrat). Sélectionnez Search (Rechercher), vérifiez le statut du FPN et n’ouvrez la fiche que lorsque l’action Edit (Modifier) est active.
| Rôle | Statut permettant une action | Statut obtenu | Étape suivante |
|---|---|---|---|
| Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior | Scoped (périmètre défini) ou Revised (révisé) | Proposed (proposé) | Préparer la première proposition ou traiter les révisions du partenaire. |
| Partenaire | Proposed (proposé) | Endorsed (endossé) ou Revised (révisé) | Endosser les lignes acceptées ou réviser les lignes contestées. |
| Administrateur/Administratrice principal(e) de programme | Endorsed (endossé) | Agreed (convenu) ou Proposed (proposé) | Valider les lignes acceptées ou renvoyer au partenaire les lignes modifiées avec le statut Proposed (proposé). |
| Autorité déléguée | Agreed (convenu) | Approved (approuvé) | Examiner le bon de commande correspondant dans Oracle Cloud ERP. |
La page annotée ci-dessous présente les commandes communes utilisées tout au long de la négociation.
| N° | Fonctionnalité | Objet |
|---|---|---|
| 1 | Numéro du FPN | Identifiant unique affiché en haut de la page. |
| 2 | Barre de processus | Affiche Scoped (périmètre défini), Proposed (proposé), Endorsed/Revised (endossé/révisé), Agreed (convenu) et Approved (approuvé). Une coche pleine indique les étapes terminées. |
| 3 | General Info (Informations générales) | Affiche l’opération, l’année budgétaire, la devise, le partenaire, le contrat et les totaux calculés. Le panneau peut être réduit. |
| 4 | Commentaires généraux et Comments History (Historique des commentaires) | Le commentaire actuel accompagne la soumission ; Comments History conserve l’intégralité de la piste de négociation. |
| 5 | Run Validation – lancer la validation | Orange signifie en attente ou modifié depuis le dernier contrôle ; rouge signifie qu’une règle a échoué ; vert signifie que les contrôles actuels ont réussi. |
| 6 | Cancel, Save as Draft et Submit | Submit (Soumettre) reste inactif tant que la validation n’a pas réussi. Save as Draft (Enregistrer comme brouillon) conserve le travail sans acheminer le FPN. |
| 7 | View (Affichage) | Ajoute ou retire des colonnes de la grille, telles que Total Expenses, Last Baseline et Total Cost. |
| 8 | Action Group (Groupe d’actions) | Donne accès à Multi-select Status Update, Add account line(s) et Delete account line(s). |
| 9 | Recalculate (Recalculer) | Actualise tous les totaux de General Info après la modification de valeurs au niveau des comptes. |
| 10 | Change Scope (Modifier le périmètre) | Fonction réservée au HCR lorsqu’il faut rouvrir le périmètre sous-jacent dans COMPASS ; elle ne fait pas partie de la négociation courante. |
Les totaux négociés peuvent être vides ou nuls jusqu’à la saisie des valeurs et l’exécution de Recalculate. Total PFR Expenses reste à zéro jusqu’au premier FPN Approved (approuvé).
Utilisez Comments History pour comprendre les décisions antérieures. Utilisez Change log (Journal des modifications) pour exporter les modifications des lignes de compte, notamment le champ, l’ancienne valeur, la nouvelle valeur, l’utilisateur et la date.
Orange En attente ou modifié. Rouge Échec d’une règle. Vert Réussite.
Avant une validation verte, Submit (Soumettre) est désactivé. Après une validation verte, Submit devient actif.
Essential Control et Indirect Support contiennent des valeurs définies par le HCR. Les partenaires les examinent, mais ne peuvent pas les modifier.
| Contrôle | Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior | Partenaire | Administrateur/Administratrice principal(e) de programme |
|---|---|---|---|
| Output Level Flexibility : 0 %, 30 % ou 50 % | Définir et modifier | Consultation uniquement | Examiner et, si cela est justifié, modifier |
| Taux Partner Indirect Support Cost | Définir selon la forme juridique | Consultation uniquement | Examiner et, si cela est justifié, modifier |
| Change Scope | Réservé au HCR lorsque le périmètre doit être modifié dans COMPASS | Inactif | Réservé au HCR ; ne constitue pas une action courante de négociation |
Utilisez Export lorsque plusieurs comptes ou valeurs doivent être mis à jour en masse. Complétez les feuilles Direct Programme et Direct Shared à l’aide de la feuille de référence Account and Account Description, enregistrez le classeur, puis importez-le dans l’application PROMS.
Définissez Output Level Flexibility dans Essential Control et le taux PISC applicable dans Indirect Support.
Ajoutez les comptes Direct Programme et Direct Shared requis sous la hiérarchie appropriée. Saisissez les valeurs, ajoutez des commentaires et attribuez à chaque ligne de compte le statut Proposed (proposé).
Sélectionnez Recalculate et vérifiez que les totaux Total Negotiated Budget, Direct Programme, Direct Shared et Indirect Support correspondent aux valeurs saisies au niveau des comptes.
Ajoutez un commentaire général si nécessaire, lancez la validation et corrigez chaque problème signalé. Ne soumettez le FPN que lorsque l’indicateur est vert.
Résultat attendu : le FPN passe au statut Proposed (proposé), le partenaire reçoit l’action suivante et Edit n’est plus disponible pour l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior.
Lorsque le FPN revient au statut Revised (révisé), ouvrez Comments History, examinez chaque ligne Revised dans Direct Programme et Direct Shared, puis acceptez ou corrigez le compte ou la valeur. Ajoutez un commentaire et attribuez à chaque ligne traitée le statut Proposed (proposé). Exécutez Recalculate, validez, puis soumettez de nouveau le FPN au partenaire.
Vérifiez le rôle Partner. Utilisez la notification reçue par courriel ou dans l’application, ou ouvrez Financial Plan et recherchez la fiche au statut Proposed (proposé).
Consultez General Info, le commentaire général et Comments History. Vérifiez le taux PISC et Output Level Flexibility définis par le HCR.
Développez chaque niveau hiérarchique et examinez chaque ligne de compte. Ajoutez les comptes nécessaires à un budget détaillé, supprimez les comptes non applicables, modifiez les valeurs et ajoutez des commentaires.
À utiliser lorsque le compte et la valeur proposés sont acceptés sans modification.
À utiliser lorsqu’un compte ou une valeur est contesté ou modifié. Ajoutez obligatoirement un commentaire explicatif.
Pour plusieurs lignes sélectionnées, utilisez Multi-select Status Update.
Recalculez les totaux, lancez la validation et corrigez chaque erreur. Soumettez après le passage au vert de la validation.
Résultat de l’acheminement : si une ligne est Revised (révisé), le FPN revient à l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior. Si toutes les lignes sont Endorsed (endossé), il est transmis à l’Administrateur/Administratrice principal(e) de programme.
Lorsqu’un FPN corrigé revient de l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior avec le statut Proposed (proposé), lisez les nouveaux commentaires et réévaluez les lignes modifiées. Endossez les lignes acceptées ou révisez-les de nouveau en ajoutant un commentaire, puis exécutez Recalculate, validez et soumettez.
Vérifiez le rôle Senior Programme Officer, recherchez par opération, partenaire ou numéro de contrat, puis ouvrez la fiche voulue au statut Endorsed (endossé).
Consultez General Info, Comments History et, si nécessaire, Change log. Vérifiez que Essential Control et Indirect Support restent appropriés. Examinez chaque ligne de compte Direct Programme et Direct Shared.
Attribuez le statut Agreed (convenu) aux lignes de compte acceptées. Si vous ajoutez un compte ou modifiez une valeur, expliquez la modification dans un commentaire et conservez le statut Proposed (proposé) pour que le partenaire confirme la ligne. Utilisez Multi-select Status Update pour les groupes de lignes.
Exécutez d’abord Recalculate, puis sélectionnez Run Validation. Examinez chaque ligne du tableau Validation Result, notamment Rule Name, Result et Error Message. Les contrôles applicables peuvent porter sur le contrat, le fournisseur, le site du fournisseur, la devise et les fonds disponibles du grand livre ou du projet.
Avant une validation verte, Submit reste désactivé. Après une validation réussie, Submit devient actif. Si chaque ligne est Agreed (convenu), la soumission fait passer le FPN au statut Agreed et lance le processus du bon de commande. Si une ligne reste Proposed (proposé), la soumission achemine directement le FPN vers le partenaire.
Si GL_PROJECT_AVAILABLE_FUND renvoie ERROR, examinez la tâche concernée et le message d’erreur. Réduisez ou ajustez le montant du FPN en fonction des fonds disponibles, ou coordonnez-vous avec les collègues compétents en matière budgétaire ou de grand livre afin de rendre les fonds disponibles. Si les valeurs ont changé, exécutez Recalculate, puis relancez la validation.
Si une ligne est restée au statut Proposed (proposé), le partenaire l’examine. Une réponse Endorsed (endossé) revient directement à l’Administrateur/Administratrice principal(e) de programme. Une réponse Revised (révisé) revient à l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior pour poursuivre la négociation. Répétez l’examen, Recalculate, la validation et la soumission jusqu’à ce que toutes les lignes soient Agreed (convenu).
Lorsque toutes les lignes sont Agreed (convenu) et que la validation est verte, soumettez le FPN. Le FPN reçoit le statut Agreed et le processus de création du bon de commande commence dans Oracle Cloud ERP.
Après le passage du FPN au statut Agreed (convenu), le PO est créé dans Oracle Cloud ERP et acheminé dans le circuit d’approbation applicable. L’Autorité déléguée examine les détails du PO avant de prendre une décision.
Oracle Cloud ERP effectue un contrôle des fonds distinct pendant la création du PO. En cas d’échec, le PO est créé avec le statut Incomplete (incomplet) et Funds Check Status = Failed. Oracle renvoie une erreur opérationnelle Insufficient Funds à PROMS et le PO ne peut pas poursuivre le circuit d’approbation.
Résolvez le problème de financement. L’Administrateur/Administratrice principal(e) de programme revient au FPN Agreed et le soumet de nouveau afin qu’Oracle répète le contrôle des fonds et poursuive le circuit d’approbation.
Un administrateur autorisé utilise le rôle HCR PFM ADMINISTRATOR, active Delete PO et soumet le FPN. PROMS envoie la demande de suppression à Oracle Cloud ERP.
Ouvrez la notification Oracle contenant le numéro du PO. Examinez les informations de l’en-tête et des lignes et vérifiez que le PO correspond au plan financier convenu. Sélectionnez Approve, saisissez le commentaire requis dans la fenêtre de confirmation, puis sélectionnez Submit.
Résultat attendu : le PO est approuvé et peut être vérifié avec le statut Open.
La sélection de Reject arrête l’approbation. Le FPN ne passe pas au statut Approved (approuvé) et le processus revient aux étapes de l’Administrateur/Administratrice de programme – niveau Junior pour correction.
Depuis la page d’accueil d’Oracle Cloud ERP, ouvrez Purchase Orders, utilisez la recherche de commandes et trouvez le PO au moyen du contrat ou des informations du PO. Ouvrez View Details et vérifiez les informations finales. Le statut du PO approuvé est Open.
Revenez à la recherche Financial Plan et trouvez la fiche. Vérifiez que l’approbation Oracle a automatiquement fait passer le FPN du statut Agreed (convenu) au statut Approved (approuvé).
Ouvrez l’opération dans Aconex et accédez au Document Register (Registre des documents). Effectuez une recherche par numéro de contrat et vérifiez le PDF final du plan financier, le PDF du bon de commande et le fichier des indicateurs. Ouvrez les documents pour confirmer le partenariat et le contrat appropriés, puis transmettez le PDF du plan financier au partenaire au moyen d’un bordereau de transmission Aconex.
La négociation du plan financier est terminée lorsque les décisions au niveau des comptes sont documentées, que la validation a réussi, que le bon de commande est approuvé et que les enregistrements finaux ont été vérifiés.