يشرح هذا الدليل عملية التفاوض بشأن الخطة المالية (FPN) بالكامل.
تبدأ العملية في تطبيق برومز (PROMS App)، ثم تمر عبر مرحلة التفاوض والاتفاق على كل بند على حدة، ثم تنتقل إلى نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) للموافقة على أمر الشراء.
مسؤول إدارة البرامج مبتدئ
مسؤول إدارة البرامج مبتدئ
شريك
مسؤول إدارة البرامج أول
السلطة المفوضة
إذا حدد الشريك أي بند في الحساب على أنه "تمت مراجعته"، تعود الخطة المالية إلى مسؤول إدارة البرامج المبتدئ. يتم تقديم البنود التي تم تصحيحها على أنها "مقترحة" لاتخاذ قرار آخر من قبل الشريك.
إذا ترك مسؤول إدارة البرامج الأول بنداً تم تغييره في حالة "مقترح"، تنتقل الخطة المالية مباشرةً إلى الشريك. وتُعاد الردود "المصدقة" مباشرةً إلى مسؤول إدارة البرامج الأول؛ أما البنود "المعدلة" فتُعاد إلى الخطة المالية من الشريك إلى مسؤول إدارة البرامج المبتدئ.
| الممثل أو الدور | دور النظام | النظام | المسؤولية الرئيسية |
|---|---|---|---|
| مسؤول إدارة البرامج مبتدئ | HCR PFM JUNIOR PROGRAMME OFFICERS | تطبيق برومز (PROMS App) | يبدأ المفاوضات، ويُعد الميزانية المقترحة، ويحل التعديلات التي يجريها الشركاء في حالة إعادة الخطة المالية (FPN). |
| مستخدم شريك | HCR PFM PARTNERS أو HCR PFM PARTNER ACTOR | تطبيق برومز (PROMS App) | يجرى مراجعة كل بند في الحساب، ويضاف إليه ميزانية تفصيلية، ويحدد حالته على أنها "مصدقة" أو "منقحة". |
| مسؤول إدارة البرامج أول | HCR PFM SENIOR PROGRAMME OFFICERS | تطبيق برومز (PROMS App) | يقوم بالمراجعة النهائية، وتعمل قواعد التحقق من صحة نظام DVS على منع الأخطاء وضمان التوافق. |
| الممثل / السلطة المفوضة | دور الموافقة المطبق في Oracle | نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) | يقوم بمراجعة أمر الشراء والموافقة عليه أو رفضه. |
| المسؤول / المستخدم المتميز | HCR PFM ADMINISTRATOR | تطبيق برومز (PROMS App) | يستخدم عنصر التحكم الاستثنائي "حذف أمر الشراء (PO)" عندما يتعين إزالة أمر الشراء غير مكتمل. |
| مستخدم المستند | صلاحيات الوصول الخاصة بمكتب المفوضية | إكونكس (Aconex) | يتحقق من المستندات النهائية للخطة المالية (FPN) وأمر الشراء (PO) والمؤشرات، ويرسل ملف PDF الخاص بالخطة المالية إلى الشريك. |
في صفحة "النظرة العامة"، تأكد من أن الدور المعروض في الشريط العلوي ولوحة الأدوار يتطابقان مع المهمة التي توشك على تنفيذها.
تحقق من مكتب المفوضية والشريك وسنة الميزانية ورقم العقد العقد قبل فتح السجل.
حدد علامة التبويب "الخطة المالية". استخدم رابط الإشعار إذا كان متاحًا أو ابحث عن السجل.
لا يصبح رمز "التعديل" متاحًا إلا عندما تكون حالة الخطة المالية قابلة للتنفيذ بالنسبة للدور المحدد.
استخدم هذا القسم كمرجع مشترك لجميع الأدوار. ترتبط إجراءات الأدوار الواردة في الأقسام 7–9 بهذا القسم بدلاً من تكرار نفس تعليمات الواجهة.
تُستخدم نفس صفحة الخطة المالية من قبل أدوار مختلفة في مراحل مختلفة من دورة الشراكة. يساعد فهم عناصر التحكم المشتركة المستخدمين على التمييز بين ما هو متاح دائمًا وما يتغير وفقًا للدور أو الحالة أو نتيجة التحقق من الصحة.
قم بالتصفية حسب سنة الميزانية (Budget Year)، ومكتب المفوضية (Operation)، والشريك (Partner)، ورقم العقد (Contract Number) (إن كان معروفًا). حدد «بحث»، وتحقق من حالة الخطة المالية، وافتح السجل فقط عندما تكون خيار «تحرير» نشطًا.
| الدور | الحالة القابلة للتنفيذ المتوقعة | حالة التسليم | ماذا يحدث بعد ذلك |
|---|---|---|---|
| مسؤول إدارة البرامج مبتدئ Junior Programme Officer | تم تحديد نطاقه أو مراجعته | مقترح | إعداد الاقتراح الأول أو معالجة تعديلات الشريك. |
| شريك Partner | المقترح | مُعتمد أو مُعدّل | الموافقة على البنود المقبولة أو تعديل البنود المطعون فيها. |
| مسؤول إدارة البرامج أول Senior Programme Officer | تمت الموافقة | متفق عليه أو مقترح | الموافقة على البنود المقبولة أو إعادة البنود المعدلة إلى الشريك بصفتها مقترحة. |
| السلطة المفوضة Delegated Authority | متفق عليه | تمت الموافقة | اجري مراجعة لأمر الشراء الناتج في Oracle كلاود إي آر بي (Cloud ERP). |
تحدد الصفحة المُشروحة أدناه الضوابط المشتركة التي يواجهها المستخدمون طوال عملية التفاوض.
| رقم | الميزة | الغرض |
|---|---|---|
| 1 | رقم الخطة المالية (FPN Number) | المعرف الفريد الذي يظهر في أعلى الصفحة. |
| 2 | شريط التقدم (Process Bar) | يعرض المراحل التالية: محدد النطاق، مقترح، معتمد/منقح، متفق عليه، وموافق عليه. تظهر المراحل المكتملة بعلامة اختيار مملوءة. |
| 3 | المعلومات العامة (General Info) | تعرض مكتب المفوضية، والسنة المالية، والعملة، والشريك، والعقد، والإجماليات المحسوبة. يمكن طي هذه اللوحة. |
| 4 | التعليقات العامة وسجل التعليقات (General comments and Comments History) | التعليق الحالي يدعم الطلب؛ بينما يحفظ سجل التعليقات مسار المفاوضات بالكامل. |
| 5 | تشغيل التحقق من الصحة (Run Validation) | اللون البرتقالي يعني أن الأمر قيد الانتظار أو قد تغير منذ آخر فحص؛ واللون الأحمر يعني فشل إحدى القواعد؛ واللون الأخضر يعني اجتياز الفحوصات الحالية. |
| 6 | إلغاء، حفظ كمسودة، وإرسال (Cancel, Save as Draft and Submit) | تظل خيار «إرسال» غير نشط حتى تنجح عملية التحقق من الصحة. أما خيار «حفظ كمسودة» فيحتفظ بالعمل دون توجيه الخطة المالية. |
| 7 | عرض (View) | يضيف أو يزيل أعمدة الشبكة مثل «إجمالي المصروفات» و«آخر خط أساس» و«إجمالي التكلفة». |
| 8 | مجموعة الإجراءات (Action Group) | توفر خيارات التحديد المتعدد "تحديث الحالة" و"إضافة سطر (أسطر) حساب" و"حذف سطر (أسطر) حساب". |
| 9 | إعادة الحساب (Recalculate) | تحديث جميع إجماليات المعلومات العامة بعد تغيير القيم على مستوى الحساب. |
| 10 | تغيير النطاق (Change Scope) | وظيفة خاصة بمفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين تُستخدم عندما يتعين إعادة فتح النطاق الأساسي في نظام COMPASS؛ وهي ليست جزءًا من المفاوضات الروتينية. |
قد تظل الإجماليات المتفاوض عليها فارغة أو صفرًا حتى يتم إدخال القيم وتشغيل "إعادة الحساب". يظل إجمالي نفقات التقرير المالي للمشروع صفرًا حتى أول خطة مالية معتمدة.
استخدم "سجل التعليقات" لفهم القرارات السابقة. استخدم "سجل التغييرات" لتصدير التغييرات في بنود الحساب، بما في ذلك الحقل والقيمة القديمة والقيمة الجديدة والمستخدم والتاريخ.
البرتقالي: معلّق أو تم تغييره. الأحمر: فشل في القاعدة. الأخضر: تم اجتياز القاعدة.
قبل التحقق من الصحة باللون الأخضر، يكون زر "إرسال" معطلاً. بعد التحقق من الصحة باللون الأخضر، يصبح زر "إرسال" نشطًا.
تحتوي «الضوابط الأساسية» و«الدعم غير المباشر» على قيم تحددها مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين. يقوم الشركاء بمراجعتها دون تعديلها.
| التحكم | مسؤول إدارة البرامج مبتدئ | شريك | مسؤول إدارة البرامج أول |
|---|---|---|---|
| مرونة مستوى المخرجات: 0٪، 30٪ أو 50٪ | تعيين وتحرير | المراجعة فقط | المراجعة، والتعديل عند الضرورة |
| معدل تكاليف الدعم غير المباشر للشريك | يتم تحديده وفقًا لنوع الكيان القانوني | المراجعة فقط | المراجعة، والتعديل عند الضرورة |
| تغيير النطاق | مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين فقط عندما يتعين تغيير النطاق في نظام COMPASS | غير نشط | مخصص للمفوضية فقط، وليس إجراء تفاوضي روتيني |
استخدم «التصدير» عندما تحتاج عدة حسابات أو قيم إلى صيانة جماعية. أكمل أوراق عمل «التكاليف المباشرة» و«التكاليف المشتركة» باستخدام ورقة مرجعية «الحساب» و«وصف الحساب»، ثم احفظ المصنف وأعده إلى تطبيق برومز (PROMS App).
اضبط مرونة مستوى المخرجات في «الضوابط الأساسية» ومعدل PISC المطبق في «الدعم غير المباشر».
أضف حسابات التكاليف المباشرة وحسابات التكاليف المشتركة المطلوبة ضمن التسلسل الهرمي الصحيح. أدخل القيم، وأضف التعليقات، واضبط كل سطر حسابي على "مقترح".
اختر "إعادة الحساب" وتأكد من أن إجمالي الميزانية المتفاوض عليها، وإجمالي التكاليف المباشرة، وإجمالي التكاليف المشتركة، وإجمالي الدعم غير المباشر تعكس القيم على مستوى الحساب.
أضف تعليقًا عامًا عند الحاجة، وقم بإجراء التحقق من الصحة وتصحيح كل مشكلة تم الإبلاغ عنها. لا ترسل إلا بعد أن يتحول لون المؤشر إلى الأخضر.
النتيجة المتوقعة: تتحول الخطة المالية إلى «مقترحة»، ويتلقى الشريك الإجراء التالي، ولا يعود خيار «تحرير» متاحًا لمسؤول إدارة البرامج المبتدئ.
عندما تعود الخطة المالية بحالة «منقحة»، افتح «سجل التعليقات»، وافحص كل سطر «منقح» في «التكاليف المباشرة» و«التكاليف المشتركة»، ثم اقبل الحساب/القيمة أو قم بتصحيحها. أضف تعليقًا وقم بتعيين كل سطر تم حله إلى حالة «مقترح». أعد الحساب، وقم بالتحقق من الصحة، ثم أرسله مرة أخرى إلى الشريك.
تأكد من دور الشريك. استخدم البريد الإلكتروني أو الإشعار داخل التطبيق، أو افتح «الخطة المالية» وحدد السجل الذي يحمل حالة «مقترح».
اقرأ «المعلومات العامة» والتعليق العام و«سجل التعليقات». تأكد من معدل PISC الذي حددته مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين ومن «مرونة مستوى المخرجات».
قم بتوسيع كل تسلسل هرمي وتقييم كل بند حسابي. أضف الحسابات اللازمة للميزانية التفصيلية، وحذف الحسابات غير القابلة للتطبيق، وقم بمراجعة القيم وإضافة التعليقات.
يُستخدم عندما يتم قبول الحساب والقيمة المقترحين دون تغيير.
يُستخدم عندما يكون الحساب أو القيمة موضع نزاع أو تم تغييرهما. يُضاف تعليق توضيحي إلزامي.
بالنسبة لعدة صفوف محددة، استخدم «تحديث الحالة بالتحديد المتعدد».
أعد حساب الإجماليات، وقم بإجراء التحقق من الصحة وحل كل خطأ. أرسل الطلب بعد أن يتحول لون "التحقق من الصحة" إلى الأخضر.
نتيجة التوجيه: إذا كان أي بند «مُعدَّل»، تعود الخطة المالية إلى مسؤول إدارة البرامج المبتدئ. وإذا كانت جميع البنود «مُصادَق عليها»، تنتقل إلى مسؤول إدارة البرامج الأول.
عندما يعود نموذج الخطة المالية المصحح من مسؤول إدارة البرامج المبتدئ بوضع «مقترح»، اقرأ التعليقات الجديدة وأعد تقييم الأسطر التي تم تغييرها. قم بالموافقة على الأسطر المقبولة أو قم بمراجعتها مرة أخرى مع إضافة تعليق، ثم أعد الحساب، وقم بالتحقق من الصحة، ثم أرسل النموذج.
تأكد من دور مسؤول إدارة البرامج الأول، وابحث حسب مكتب المفوضية أو الشريك أو رقم العقد وافتح السجل المقصود في حالة «موافق عليه».
اقرأ «المعلومات العامة» و«سجل التعليقات» و«سجل التغييرات» عند الحاجة. تأكد من أن «الضوابط الأساسية» و«الدعم غير المباشر» لا تزال مناسبة. قم بمراجعة كل بند في حساب «التكاليف المباشرة» وحساب «التكاليف المشتركة».
اضبط بنود الحساب المقبولة على "متفق عليه". إذا أضفت حسابًا أو غيرت قيمة، فاشرح التغيير في تعليق واترك هذا البند في حالة "مقترح" لتأكيد شريكك. استخدم "تحديث الحالة بالتحديد المتعدد" لمجموعات البنود.
أعد الحساب أولاً، ثم حدد «تشغيل التحقق من الصحة». قم بمراجعة كل صف في جدول «نتائج التحقق من الصحة»، بما في ذلك «اسم القاعدة» و«النتيجة» و«رسالة الخطأ». قد تشمل عمليات الفحص ذات الصلة العقد والمورد وموقع المورد والعملة والأموال المتاحة في المشروع.
قبل التحقق من الصحة باللون الأخضر، تظل زر «إرسال» معطلة. بعد التحقق من الصحة بنجاح، يصبح زر «إرسال» نشط. إذا كان كل سطر في حالة «موافق عليه»، فإن الإرسال ينقل الخطة المالية إلى حالة «موافق عليه» ويبدأ عملية أمر الشراء. إذا بقي أي سطر في حالة «مقترح»، فإن الإرسال يوجه الخطة المالية مباشرةً إلى الشريك.
إذا عادت قيمة GL_PROJECT_AVAILABLE_FUND بـ «خطأ»، فافحص المهمة المتأثرة ورسالة الخطأ. قم بتخفيض مبلغ الخطة المالية أو تعديله ليتناسب مع التمويل المتاح، أو نسق مع الزملاء المعنيين بالميزانية لتوفير الأموال. أعد الحساب إذا تغيرت القيم، ثم قم بتشغيل عملية التحقق من الصحة مرة أخرى.
إذا بقيت أي بند في حالة «مقترح»، يقوم الشريك بمراجعتها. يتم إرجاع الرد «موافق عليه» مباشرةً إلى مسؤول إدارة البرامج الأول. أما الرد «معدل» فيُرجع إلى مسؤول إدارة البرامج المبتدئ لمزيد من التفاوض. كرر المراجعة وإعادة الحساب والتحقق من الصحة والإرسال حتى تصبح جميع البنود في حالة «موافق عليه».
بمجرد أن تصبح كل بند «موافق عليه» ويظهر التحقق باللون الأخضر، قم بإرسال الخطة المالية. تحصل الخطة المالية على حالة «موافق عليه» وتبدأ عملية أمر الشراء في نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP).
بعد أن تصبح حالة الخطة المالية "موافقًا عليه"، يتم إنشاء أمر الشراء (PO) في نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) ويتم توجيهه عبر مسار عمل الموافقة المعمول به. يقوم صاحب السلطة المفوض بمراجعة تفاصيل أمر الشراء قبل اتخاذ القرار.
يقوم نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP) بإجراء فحص منفصل للأموال أثناء إنشاء أمر الشراء. إذا فشل الفحص، يتم إنشاء أمر الشراء بحالة «غير مكتمل » مع حالة فحص التمويل = «فشل». ترسل Oracle خطأً عملياتيا يفيد بـ«عدم كفاية التمويل» إلى نظام PROMS ولا يمكن لأمر الشراء المضي قدمًا نحو الموافقة.
حل مشكلة التمويل. يعود كبير مسؤولي إدارة البرامج إلى الخطة المالية (FPN) ويُعيد تقديمها حتى تتمكن Oracle من إعادة فحص التمويل ومواصلة سير عمل الموافقة.
يستخدم المسؤول المصرح له دور «HCR PFM ADMINISTRATOR»، ويقوم بتمكين خيار «حذف أمر الشراء» (Delete PO) ثم يقدم الخطة المالية. يقوم نظام PROMS بإرسال طلب الحذف إلى نظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP).
افتح إشعار Oracle الذي يحتوي على رقم أمر الشراء. قم بمراجعة تفاصيل العنوان والسطور وتأكد من أن أمر الشراء يعكس الخطة المالية المتفق عليها. حدد "الموافقة"، وأدخل التعليق المطلوب في نافذة التأكيد، ثم حدد "إرسال".
النتيجة المتوقعة: تتم الموافقة على أمر الشراء ويمكن التحقق منه بحالة «مفتوح».
يؤدي اختيار "رفض" إلى إيقاف عملية الموافقة. ولا تصبح الخطة المالية (FPN) "موافقًا عليه" وتعود العملية إلى خطوات مسؤول إدارة البرامج المبتدئ لتصحيحها.
من الصفحة الرئيسية لنظام كلاود إي آر بي (Cloud ERP)، افتح "أوامر الشراء"، واستخدم ميزة البحث عن الأوامر، وحدد أمر الشراء حسب العقد أو معلومات أمر الشراء. افتح "عرض التفاصيل" وتحقق من المعلومات النهائية. تظهر حالة أمر الشراء المعتمد على أنها "مفتوح".
ارجع إلى بحث الخطة المالية وحدد السجل. تأكد من أن موافقة Oracle قد قامت بتحديث الخطة المالية تلقائيًا من "متفق عليه" إلى "موافق عليه".
افتح العملية في إكونكس (Aconex) وانتقل إلى "سجل المستندات". ابحث حسب رقم العقد وتحقق من ملف PDF النهائي للخطة المالية وملف PDF لأمر الشراء وملف المؤشرات. افتح المستندات للتأكد من صحة الشراكة والعقد، ثم أرسل ملف PDF للخطة المالية إلى الشريك عبر إكونكس (Aconex).
تكتمل مفاوضات الخطة المالية عند توثيق القرارات على مستوى الحساب، ونجاح عملية التحقق، والموافقة على أمر الشراء، والتحقق من السجلات النهائية.