ACNUR

Guía de procedimientos para socios

Acceso y roles

Acceso y roles de los socios en Aconex y PROMS App

Guía práctica para el personal de socios financiados sobre el registro de la organización, la incorporación al proyecto, el acceso al Field Module y a PROMS App, los roles de los socios, el mantenimiento de las cuentas y el soporte.

Público: socios financiadosSistemas: Aconex y PROMS AppIdioma: españolVersión 1.0 · 10 de octubre de 2026

Visión general

Contenido de esta guía

El personal de los socios financiados utiliza Aconex y PROMS App para la colaboración en el marco de la asociación, la gestión documental, el seguimiento de la implementación y los flujos de trabajo de gestión financiera. Esta guía reúne la información sobre acceso y roles que los socios necesitan para registrarse, incorporarse a un proyecto de ACNUR, utilizar los módulos correspondientes y mantener sus cuentas.

Lea primero

El registro en Aconex y la asignación de los accesos correspondientes son requisitos previos para acceder a PROMS App. Complete el registro en Aconex y la incorporación al proyecto antes de intentar resolver problemas de acceso a PROMS App.

Aconex

Los socios utilizan Aconex para administrar su organización y sus usuarios, colaborar con ACNUR, intercambiar documentos y comunicaciones y realizar el seguimiento de la implementación mediante el Field Module.

PROMS App

Los socios utilizan PROMS App para realizar las acciones asignadas a su organización en los Planes financieros, las modificaciones, las solicitudes de prepago y los Informes financieros del proyecto.

Inicio rápido

Requisitos previos y vía de acceso

Paso 1

Registrar la organización

Antes de iniciar un nuevo registro, confirme si su organización ya existe en Oracle Aconex.

Paso 2

Crear cuentas individuales

Los Organization Administrators crean y mantienen las cuentas utilizando direcciones de correo electrónico oficiales de la organización.

Paso 3

Informar a la Operación de ACNUR

Una vez completado el registro, solicite la incorporación al proyecto de Aconex de ACNUR correspondiente.

Paso 4

Completar la incorporación al proyecto

La Operación de ACNUR coordina la incorporación de la organización registrada al proyecto correspondiente.

Paso 5

Activar el acceso a Field

Complete las invitaciones recíprocas entre las organizaciones y la habilitación técnica de inspecciones e Issues.

Paso 6

Abrir PROMS App

Los usuarios del socio que reúnan los requisitos acceden al rol estándar HCR PFM Partners mediante sus disposiciones de acceso en Aconex.

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Responsabilidad del socio

Registrar y administrar la organización en Aconex

Su organización se registra directamente en Oracle Aconex y sigue siendo responsable de su perfil de organización y de las cuentas individuales de sus usuarios.

1.1

Comprobar si la organización ya está registrada

Instrucción: Antes de iniciar un registro, confirme si su organización ya dispone de una cuenta de organización en Oracle Aconex.

Resultado esperado: Evita crear un registro duplicado de la organización y puede identificar al Organization Administrator existente, cuando corresponda.

1.2

Registrar la organización

Instrucción: Si la organización no está registrada, consulte la Guía integral de registro en Aconex para socios.

Respuesta del sistema: La primera persona que se registra se convierte en el Organization Administrator inicial.

1.3

Establecer una administración de cuentas resiliente

Mantenga al menos dos Organization Administrators activos.
Cree una cuenta separada para cada colega pertinente utilizando una dirección de correo electrónico oficial de la organización.
No utilice cuentas de usuario compartidas.
Deshabilite las cuentas cuando el personal deje la organización o ya no necesite acceso.

Resultado esperado: La organización puede mantener el acceso sin depender de una sola persona administradora.

Transferencia del socio

Incorporarse al proyecto de Aconex de ACNUR correspondiente

Después del registro, informe a la Operación de ACNUR para que la organización y los usuarios pertinentes puedan incorporarse al proyecto correspondiente.

2.1

Confirmar que el registro de la organización y de los usuarios está completo

Compruebe que la organización existe en Aconex, que las cuentas individuales pertinentes están activas y que existe una cobertura adecuada de Organization Administrators.

2.2

Notificar a la Operación de ACNUR

Informe a la Operación de ACNUR correspondiente de que el registro está completo y facilite la información necesaria para identificar a la organización y a los usuarios registrados.

Resultado esperado: La Operación de ACNUR coordina la incorporación de la organización al proyecto de Aconex de ACNUR correspondiente.

2.3

Confirmar el acceso al proyecto

Una vez completada la incorporación, confirme que los usuarios pertinentes pueden acceder al proyecto y a las funciones permitidas del Core Module.

Seguimiento de la implementación

Activar el Field Module de Aconex

El Field Module permite gestionar Issues e inspecciones, incluidas las actividades de seguimiento de la implementación PMC02/PMC03.

Dependencia

Ambas organizaciones deben establecer la relación en el Field Module mediante invitaciones recíprocas antes de solicitar la habilitación técnica de inspecciones e Issues.

3.1

Completar la relación recíproca entre las organizaciones

ACNUR añade a la organización socia como una organización con la que trabaja. El Organization Administrator del socio busca y añade a ACNUR como una organización con la que trabaja y asigna el rol de Field correspondiente a los usuarios pertinentes de ACNUR.

3.2

Esperar la habilitación técnica

La Operación de ACNUR coordina la solicitud técnica necesaria para habilitar las inspecciones e Issues de Field para la organización socia.

3.3

Añadir Inspectors del socio

Una vez completada la habilitación, el Organization Administrator del socio recibe acceso como Inspector Administrator y añade al personal pertinente del socio como Inspectors.

Si el Field Module no está disponible: Póngase en contacto con el punto focal de la Operación de ACNUR para solicitar la habilitación o el seguimiento técnico.

Roles de Aconex

Roles disponibles para las organizaciones socias

Las organizaciones socias gestionan sus cuentas de usuario de Aconex por medio de sus Organization Administrators. Los roles de Core están disponibles mediante las disposiciones de registro; los roles de Field se aplican después de activar el Field Module.

Rol	Qué permite el rol	Quién lo asigna o mantiene
Organization Administrator Administración de la organización	Gestiona la cuenta de la organización y sus usuarios, incluida la creación de cuentas, la información de los usuarios, la desactivación y los roles aplicables a nivel de la organización.	La primera persona que se registra se convierte en el administrador inicial. Los Organization Administrators existentes pueden designar administradores adicionales.
Basic User / Basic Plus User Core Module	Proporciona las funciones permitidas de gestión documental, búsqueda, Correo y otras funciones disponibles del proyecto, según la configuración de acceso del usuario.	Los roles estándar se asignan mediante las disposiciones de registro. El Organization Administrator mantiene la cuenta y los accesos aplicables.
Inspector Administrator Administración de Field	Realiza las actividades de Inspector y añade a los colegas pertinentes del socio como Inspectors.	Se asigna al Organization Administrator del socio como parte de la incorporación al Field Module.
Inspector Field Module	Crea, gestiona, asigna y cierra las Issues e inspecciones pertinentes de Field dentro del acceso autorizado del usuario.	El Organization Administrator / Inspector Administrator del socio añade al personal pertinente después de la habilitación.

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Flujos de trabajo de gestión financiera

Acceder a PROMS App

Los usuarios de socios financiados acceden a PROMS App mediante su registro existente en Aconex y sus disposiciones de acceso al proyecto.

4.1

Confirmar los requisitos previos

Su organización está registrada en Aconex.
Dispone de una cuenta individual activa en Aconex.
Su organización se ha incorporado al proyecto de Aconex de ACNUR correspondiente.
Su Organization Administrator mantiene su cuenta.

4.2

Abrir PROMS App

El rol estándar del socio es HCR PFM Partners. No se requiere una solicitud interna separada de asignación de roles de ACNUR para este rol estándar del socio.

4.3

Resolver los problemas de acceso en el orden correcto

Pida a su Organization Administrator que confirme que la cuenta individual de Aconex está activa y correctamente registrada.
Confirme que la organización tiene acceso al proyecto de Aconex de ACNUR correspondiente.
Si el acceso a Aconex es correcto, pero PROMS App sigue sin estar disponible, póngase en contacto con la Operación de ACNUR o escriba a epartner@unhcr.org.

Rol de PROMS App

HCR PFM Partners

Rol operativo estándar para usuarios de socios financiados

El rol permite al personal autorizado del socio realizar las acciones asignadas a su organización en los flujos de trabajo financieros pertinentes de la asociación.

Revisar, negociar y endosar Planes financieros y modificaciones.
Iniciar y enviar solicitudes de prepago y revisarlas cuando sean devueltas.
Realizar las acciones que corresponden al socio en los flujos de trabajo de los Informes financieros del proyecto, incluida la respuesta a correcciones o revisiones.
Acceder a los registros financieros de la asociación y a la información de los flujos de trabajo disponible para la organización.

El rol se limita al contexto de la asociación vinculado a la organización socia y no permite acceder a los registros de otros socios.

Flujo de trabajo	Acciones del socio	Qué puede esperar
Planes financieros y modificaciones	Revise, negocie y endose el Plan financiero o la modificación. Responda a las revisiones solicitadas durante la negociación.	El registro puede intercambiarse entre el socio y ACNUR hasta que se acuerde el contenido.
Solicitudes de prepago	Inicie y envíe la solicitud. Revísela y vuelva a enviarla si se devuelve.	ACNUR revisa la solicitud y puede verificarla o devolverla para revisión.
Informes financieros del proyecto	Participe en la revisión y la negociación y complete las acciones, correcciones o revisiones que correspondan al socio.	El informe puede intercambiarse para solicitar aclaraciones o correcciones antes de su finalización.

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Responsabilidad continua

Mantener el acceso y obtener soporte

El acceso debe mantenerse actualizado durante todo el ciclo de vida de la asociación, no solo cuando se crean las cuentas.

Mantenimiento de cuentas

Revise periódicamente los usuarios.
Deshabilite las cuentas cuando el personal se marche.
Cree cuentas para el personal recién asignado.
Mantenga al menos dos Organization Administrators activos.
Informe a la Operación de ACNUR cuando ya no se necesite acceso al proyecto.

Cuando cambien las necesidades de acceso

Añada usuarios, modifique roles o elimine accesos innecesarios en cuanto cambien las necesidades operativas. No espere a una revisión de accesos programada.

Necesidad de soporte	Contacto o vía
Creación, mantenimiento o desactivación de cuentas individuales de Aconex	El Organization Administrator de Aconex de su organización.
Registro de la organización, errores de autenticación o problemas técnicos de Oracle Aconex	Soporte de Oracle Aconex a través de sus canales oficiales.
Acceso al proyecto de ACNUR o activación del Field Module	El punto focal de su Operación de ACNUR.
Acceso a PROMS App o consultas sobre el proceso de asociación	Su Operación de ACNUR o epartner@unhcr.org.
Instrucciones de registro y administración de usuarios	Guía integral de registro en Aconex para socios.