HCR

Guide procédural pour les partenaires

Accès et rôles

Accès et rôles des partenaires dans Aconex et PROMS App

Guide pratique destiné au personnel des partenaires financés concernant l’enregistrement de l’organisation, l’intégration au projet, l’accès au Field Module et à PROMS App, les rôles des partenaires, la gestion des comptes et l’assistance.

Public : partenaires financésSystèmes : Aconex et PROMS AppLangue : françaisVersion 1.0 · 10 octobre 2026

Aperçu

Objet du présent guide

Le personnel des partenaires financés utilise Aconex et PROMS App pour la collaboration dans le cadre du partenariat, la gestion documentaire, le suivi de la mise en œuvre et les workflows de gestion financière. Ce guide rassemble les informations sur les accès et les rôles dont les partenaires ont besoin pour s’enregistrer, rejoindre un projet du HCR, utiliser les modules pertinents et gérer leurs comptes.

À lire en premier

L’enregistrement dans Aconex et l’attribution des accès appropriés sont des prérequis pour accéder à PROMS App. Terminez l’enregistrement dans Aconex et l’intégration au projet avant de résoudre un problème d’accès à PROMS App.

Aconex

Les partenaires utilisent Aconex pour administrer leur organisation et leurs utilisateurs, collaborer avec le HCR, échanger des documents et des communications, et assurer le suivi de la mise en œuvre au moyen du Field Module.

PROMS App

Les partenaires utilisent PROMS App pour exécuter les actions attribuées à leur organisation dans les Plans financiers, les amendements, les demandes de prépaiement et les Rapports Financiers du Projet.

Démarrage rapide

Prérequis et processus d’accès

Étape 1

Enregistrer l’organisation

Vérifiez si votre organisation existe déjà dans Oracle Aconex avant de procéder à un nouvel enregistrement.

Étape 2

Créer des comptes individuels

Les Organization Administrators créent et gèrent les comptes au moyen des adresses électroniques officielles de l’organisation.

Étape 3

Informer l’Opération du HCR

Une fois l’enregistrement terminé, demandez l’intégration au projet Aconex approprié du HCR.

Étape 4

Terminer l’intégration au projet

L’Opération du HCR coordonne l’ajout de l’organisation enregistrée au projet concerné.

Étape 5

Activer l’accès à Field

Finalisez les invitations réciproques entre les organisations et l’activation technique des Inspections et des Issues.

Étape 6

Ouvrir PROMS App

Les utilisateurs partenaires éligibles accèdent au rôle standard HCR PFM Partners grâce à leur configuration d’accès dans Aconex.

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Responsabilité du partenaire

Enregistrer et administrer l’organisation dans Aconex

Votre organisation s’enregistre directement dans Oracle Aconex et reste responsable de son profil d’organisation et des comptes individuels de ses utilisateurs.

1.1

Vérifier si l’organisation est déjà enregistrée

Instruction : Avant de commencer un enregistrement, vérifiez si votre organisation dispose déjà d’un compte d’organisation Oracle Aconex.

Résultat attendu : Vous évitez de créer une fiche d’organisation en double et pouvez identifier l’Organization Administrator existant, le cas échéant.

1.2

Enregistrer l’organisation

Instruction : Si l’organisation n’est pas enregistrée, suivez le Guide de bout en bout sur l’enregistrement dans Aconex pour les partenaires.

Réponse du système : La première personne qui s’enregistre devient l’Organization Administrator initial.

1.3

Mettre en place une administration pérenne des comptes

Maintenez au moins deux Organization Administrators actifs.
Créez un compte distinct pour chaque collègue concerné au moyen d’une adresse électronique officielle de l’organisation.
N’utilisez pas de comptes utilisateur partagés.
Désactivez les comptes lorsque des membres du personnel quittent l’organisation ou n’ont plus besoin d’un accès.

Résultat attendu : L’organisation peut gérer les accès sans dépendre d’un seul administrateur.

Passage de relais du partenaire

Rejoindre le projet Aconex concerné du HCR

Après l’enregistrement, informez l’Opération du HCR afin que l’organisation et les utilisateurs concernés puissent être intégrés au projet approprié.

2.1

Confirmer que l’enregistrement de l’organisation et des utilisateurs est terminé

Assurez-vous que l’organisation existe dans Aconex, que les comptes individuels concernés sont actifs et qu’au moins les Organization Administrators requis sont en place.

2.2

Informer l’Opération du HCR

Informez l’Opération du HCR concernée que l’enregistrement est terminé et fournissez les informations nécessaires pour identifier l’organisation et les utilisateurs enregistrés.

Résultat attendu : L’Opération du HCR coordonne l’ajout de l’organisation au projet Aconex approprié du HCR.

2.3

Confirmer l’accès au projet

Une fois l’intégration terminée, vérifiez que les utilisateurs concernés peuvent accéder au projet et aux fonctions autorisées du Core Module.

Suivi de la mise en œuvre

Activer le Field Module d’Aconex

Le Field Module prend en charge les Issues et les Inspections, y compris les activités de suivi de la mise en œuvre PMC02/PMC03.

Dépendance

La relation dans le Field Module doit être établie par les deux organisations au moyen d’invitations réciproques avant de demander l’activation technique des Inspections et des Issues.

3.1

Établir la relation réciproque entre les organisations

Le HCR ajoute l’organisation partenaire parmi les organisations avec lesquelles il travaille. L’Organization Administrator du partenaire recherche et ajoute le HCR parmi les organisations avec lesquelles il travaille, puis attribue le rôle Field approprié aux utilisateurs concernés du HCR.

3.2

Attendre l’activation technique

L’Opération du HCR coordonne la demande technique nécessaire pour activer les Inspections et les Issues dans Field pour l’organisation partenaire.

3.3

Ajouter les Inspectors du partenaire

Une fois l’activation terminée, l’Organization Administrator du partenaire reçoit l’accès Inspector Administrator et ajoute les membres concernés du personnel partenaire en tant qu’Inspectors.

Si le Field Module n’est pas disponible : Contactez le point focal de l’Opération du HCR pour l’activation ou le suivi technique.

Rôles Aconex

Rôles disponibles pour les organisations partenaires

Les organisations partenaires gèrent leurs comptes utilisateur Aconex par l’intermédiaire de leurs Organization Administrators. Les rôles Core sont disponibles dans le cadre de l’enregistrement ; les rôles Field s’appliquent après l’activation du Field Module.

Rôle	Ce que le rôle permet	Qui l’attribue ou le gère
Organization Administrator Administration de l’organisation	Gère le compte de l’organisation et les utilisateurs, notamment la création des comptes, les informations utilisateur, la désactivation et les rôles applicables au niveau de l’organisation.	La première personne qui s’enregistre devient l’administrateur initial. Les Organization Administrators existants peuvent nommer des administrateurs supplémentaires.
Basic User / Basic Plus User Core Module	Donne accès aux fonctions autorisées de gestion documentaire, de recherche, de Courrier et aux autres fonctions disponibles du projet, selon la configuration d’accès de l’utilisateur.	Les rôles standard sont attribués dans le cadre de l’enregistrement. L’Organization Administrator gère le compte et les accès applicables.
Inspector Administrator Administration de Field	Effectue les activités d’Inspector et ajoute les collègues concernés du partenaire en tant qu’Inspectors.	Attribué à l’Organization Administrator du partenaire dans le cadre de l’intégration au Field Module.
Inspector Field Module	Crée, gère, attribue et clôture les Issues et Inspections pertinentes dans Field, dans les limites des accès autorisés de l’utilisateur.	Après l’activation, l’Organization Administrator / Inspector Administrator du partenaire ajoute les membres du personnel concernés.

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Workflows de gestion financière

Accéder à PROMS App

Les utilisateurs des partenaires financés accèdent à PROMS App grâce à leur enregistrement dans Aconex et à leurs modalités d’accès au projet.

4.1

Confirmer les prérequis

Votre organisation est enregistrée dans Aconex.
Vous disposez d’un compte Aconex individuel actif.
Votre organisation a été intégrée au projet Aconex concerné du HCR.
Votre Organization Administrator gère votre compte.

4.2

Ouvrir PROMS App

Le rôle standard des partenaires est HCR PFM Partners. Aucune demande interne distincte d’attribution de rôle au HCR n’est requise pour ce rôle partenaire standard.

4.3

Résoudre les problèmes d’accès dans le bon ordre

Demandez à votre Organization Administrator de confirmer que le compte Aconex individuel est actif et correctement enregistré.
Confirmez que l’organisation a accès au projet Aconex concerné du HCR.
Si l’accès à Aconex est correct mais que PROMS App reste indisponible, contactez l’Opération du HCR ou écrivez à epartner@unhcr.org.

Rôle PROMS App

HCR PFM Partners

Rôle opérationnel standard pour les utilisateurs des partenaires financés

Ce rôle permet au personnel partenaire autorisé d’exécuter les actions attribuées à son organisation dans les workflows financiers du partenariat concernés.

Examiner, négocier et accepter les Plans financiers et leurs amendements.
Créer et soumettre les demandes de prépaiement, et les réviser lorsqu’elles sont renvoyées.
Exécuter les actions relevant du partenaire dans les workflows des Rapports Financiers du Projet, notamment répondre aux demandes de correction ou de révision.
Accéder aux dossiers financiers du partenariat et aux informations de workflow mises à la disposition de l’organisation.

Le rôle est limité au contexte du partenariat associé à l’organisation partenaire et ne donne pas accès aux dossiers des autres partenaires.

Workflow	Actions du partenaire	Résultat attendu
Plans financiers et amendements	Examinez, négociez et acceptez le Plan financier ou l’amendement. Répondez aux demandes de révision pendant la négociation.	Le dossier peut circuler entre le partenaire et le HCR jusqu’à ce que le contenu soit convenu.
Demandes de prépaiement	Créez et soumettez la demande. Révisez-la et soumettez-la à nouveau si elle est renvoyée.	Le HCR examine la demande et peut la vérifier ou la renvoyer pour révision.
Rapports Financiers du Projet	Participez à l’examen et à la négociation, et réalisez les actions, corrections ou révisions relevant du partenaire.	Le rapport peut faire l’objet d’échanges pour clarification ou correction avant sa finalisation.

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Responsabilité continue

Gérer les accès et obtenir de l’assistance

Les accès doivent être tenus à jour pendant tout le cycle de vie du partenariat, et pas seulement lors de la création des comptes.

Gestion des comptes

Examinez régulièrement la liste des utilisateurs.
Désactivez les comptes lorsque des membres du personnel quittent l’organisation.
Créez des comptes pour le personnel nouvellement affecté.
Maintenez au moins deux Organization Administrators actifs.
Informez l’Opération du HCR lorsque l’accès au projet n’est plus nécessaire.

Lorsque les besoins d’accès changent

Ajoutez des utilisateurs, modifiez les rôles ou supprimez les accès inutiles dès que les besoins opérationnels changent. N’attendez pas une revue des accès planifiée.

Besoin d’assistance	Contact ou circuit d’assistance
Création, gestion ou désactivation d’un compte Aconex individuel	L’Organization Administrator Aconex de votre organisation.
Enregistrement de l’organisation, erreurs d’authentification ou problèmes techniques liés à Oracle Aconex	Le Support Oracle Aconex, par l’intermédiaire de ses canaux d’assistance officiels.
Accès au projet du HCR ou activation du Field Module	Le point focal de votre Opération du HCR.
Accès à PROMS App ou questions relatives au processus de partenariat	Votre Opération du HCR ou epartner@unhcr.org.
Instructions relatives à l’enregistrement et à l’administration des utilisateurs	Guide de bout en bout sur l’enregistrement dans Aconex pour les partenaires.